La falta de control, pérdida de tiempo, pérdidas económicas, desaprovechamiento de horas hombre y sanciones, son algunos de los problemas que están afectando a las dependencias a causa del manejo incorrecto de los documentos que forman un archivo.
En cuanto al personal de las instituciones; la falta de control, duplicidad (de trabajo e información), pérdida de tiempo, desperdicio de recursos y difícil acceso a la información (para dar un buen seguimiento), son problemas que día a día enfrentan por la misma razón.

• 45% del personal que labora en los archivos desempeña otras actividades
• Sólo el 58%  del personal recibe cursos de capacitación para desarrollar este trabajo
• Sólo el 28% de las dependencias disponen de herramientas adecuadas para el resguardo de sus documentos
• De ese 28% sólo el 31% hace uso de ellos para gestionar el ciclo de vida de los documentos

Es por eso que la recién aprobada de la Ley General de Archivos prevé conductas que incluso serán acreedoras a sanciones penales y administrativas. Para dar solución a este problema se contempla crear sistemas de información eficientes que favorezcan la toma de decisiones.

Las instituciones deberán de implementar su sistema institucional de archivos.

Funcionalidad

• Tener el control de las entradas y salidas de expedientes y documentos.
• Cuenta con la opción de incluir los campos necesarios de las normas además permite agregar campos no considerados en dichas normas de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
• Clasificar la documentación permitiendo la descripción multinivel a través de los tres niveles archivísticos fondo, sub-fondo, sección, sub-sección, serie y sub-serie; además de poder realizar más subdivisiones en caso de ser necesario. Generar la nomenclatura o codificación para cada una de las series documentales, así como para cada uno de los expedientes.
• Tener el control de cada expediente que se va integrando a las series documentales, así como el control de cada documento que se va integrando a los expedientes. No sólo genera las herramientas de control archivístico como son: Cuadro de Clasificación, Catálogo de Disposición e Inventarios Generales, sino que los mantiene permanentemente actualizados.
• Genera reportes de uso del sistema. Pueden crearse distintas plantillas de captura de acuerdo a las necesidades específicas de cada cliente. Permite realizar búsquedas. Permite ingresar, consultar e imprimir documentos digitalizados.
• Acceso expedito a la información contenida en los documentos, a partir de sus buscadores.
• Permite tener control sobre las series y expedientes clasificados.
• Se puede generar la versión pública digitalizada de los expedientes y documentos parcialmente clasificados. (Confidenciales o reservados).

Los servidores públicos involucrados en las actividades archivísticas de uso cotidiano de documentos y expedientes contarán con elementos técnicos y normativos en materia archivística, lo que permitirá asesorar adecuadamente a las áreas respecto de conceptos, procedimientos y normatividad aplicable en la clasificación y organización de documentación en cada una de las Unidades Administrativas.